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【例文あり】転職エージェントからのメールに返信【5つのマナー】

例文あり!メール返信

転職エージェントに登録した後、担当者とメールでやりとりすることも多いデジよね。

そんな中で「このメールって返信すべきなの?」「どんな内容で返信すればいいの?」と迷ってしまう人も少なくないと思うデジ。

そこで今回は転職エージェントからのメールに対する返信マナーに加え、実際の返信に使える例文を紹介していくデジよ!

この記事で会話をするキャラクター
ブイブイ

ブイブイ

型落ちのAIロボットで少々劣化パーツあり。なぜか就職・転職業界に詳しく、AIロボットだけに知識の蓄積量は半端ない。新しいものや話題のものが大好きなミーハーロボット。

ガーデン

ガーデン

細身でソース顔のイケメン。過去3回の転職経験を持つが、その転職によって確実にキャリアを積んできている。探求心が強くとにかくインターネットで調べまくるのが特徴。

転職エージェントのメールに返信する時のマナー

まずは転職エージェントのメールに対する返信マナーについて学んでいくデジよ。

PCに届いたメール

「返信不要」以外のメールには返信しよう

転職エージェントとメールをしていて迷うのが「このメールには返信すべき?」ってことデジよね。たとえば応募する気のない求人メールに対しては返信しなくて大丈夫かも?なんて思うかもしれないデジが、基本的に「返信不要」と書かれたメール以外には返信しておくべきデジ!

そんなものかい?

そんなものデジ。転職エージェントの担当者だって人間デジから、求職者に対する印象の良し悪しは出てくるデジ。しっかり返信して「印象の良い求職者」になれれば、転職支援の優先度が上がる可能性だってあるデジ!

なるほど!

多人数に一斉送信しているメールで、明らかに返信が不要といった場合も例外デジが、基本的に転職エージェントからのメールには返信して、転職活動への意欲をアピールするデジ!

なるべく早めに返信しよう

パソコンを操作する笑顔の女性

転職エージェントのメールに限らず、ビジネス的なメールはなるべく早めに返信した方がいいデジよ。

なるべく早めって、どのくらいだい?

そうデジね。特に理由が無ければ24時間以内には返信したいところデジ。返信が遅いと「この人は転職活動に対する熱意が薄いのかも?」と見られてしまい、転職支援の優先度が下がってしまう恐れもあるデジからね。早め早めに返信デジ!

メールを読んだらすぐに返信くらいがいいのかな。後回しにはせず。

後回しにすると忘れちゃうデジからね。時間が無くて返信を後回しにするなら、忘れないようメールを未読設定に戻しておくといいかもデジ。

返信時の件名は「Re:」

転職エージェントのメールに対して返信する時は、基本的に「Re:(元の件名)」でOKデジ。下手に件名を変更すると担当者が混乱しちゃう可能性があるデジ。

転職エージェントの担当者って1人で何人もの求職者を担当してるんだもんね。

「Re:(元の件名)」なら担当者もすぐに「求人応募の件か」とか分かるデジからね。もちろんお礼メールなど、こちらからメールを送る場合は別デジけど、転職エージェントの問いかけに対して返信する際は下手に件名をいじらない方がいいデジ。

メール本文の引用は消さない

ほとんどのメールソフトでは返信時に元の文章が引用されると思うデジ。それを消してしまうと、どのメールへの返信か分かりにくくなってしまうデジから、基本的にメール本文の引用も消さない方がいいデジよ!

ビジネスメールでは消さないのが普通って言うよね。

昔だったら容量問題も多少はあったかもデジが、今や文章の容量なんて些細なものデジ。原則、件名も本文も初めの設定のままいじらなくて平気ってことデジね(メールソフト等で件名や引用の有無が異なる場合もあるデジが)。

署名を入れておく

転職エージェントからのメールに返信する時は、本文の最後に「署名」を入れておくと親切デジね。

署名の例
転職 太郎(自分の名前)
xxxxxx@xxx.xx.xx
〇〇県□□市△△0-0-0
000-0000-0000

在職している人も現在の会社名は入れなくていいデジよ。なお、署名を入れる時は分かりやすいよう、「―――」などの記号を本文との仕切りに入れておくデジ!

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【求人案内への返信】転職エージェントへの返信例文

ここからは実際に使える、転職エージェントからのメールに返信する時の例文を紹介するデジ!まずは転職エージェントから求人の案内が来た時の返信例デジよ。

求人に応募する時の例文

(担当者名)様

いつもお世話になっております。〇〇(自分の名前)です。

ご紹介いただきました△△株式会社に応募したいと考えております。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――
(署名)

応募したい旨をシンプルに伝えればOKデジね。変にこだわって長くする必要は全くないデジ。

お断りする時の例文

(担当者名)様

いつもお世話になっております。〇〇(自分の名前)です。

ご紹介いただきました△△株式会社について、
業務内容を拝見したうえで改めて検討したのですが、
今回は応募を辞退させていただきたいと考えております。

ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。

――――――――――――
(署名)

応募する場合も断る場合も、あいまいな表現はしない方がいいデジね。どっちつかずな文章だと担当者を混乱させてしまうデジ。

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【面接の日程調整への返信】転職エージェントへの返信例文

転職エージェントの担当者から、企業の面接時間について確認するメールが届くこともあるデジね。この時の返信例文を「指定された日程で面接を受ける」「日程が合わず調整してもらう」「面接を辞退する」といった3パターンに分けて紹介するデジ。

指定の日程で面接を受ける

(担当者名)様

いつもお世話になっております。〇〇(自分の名前)です。

△△株式会社の面接について、下記の日程を確認いたしました。
〇月〇日(△)00:00~

(担当者名)様に指導いただいた面接時の対応を活かせるよう臨みたいと思います。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――
(署名)

指定の日程で問題ない時も、間違いがないよう必ず日程をメールで復唱しておくデジよ。また担当者に面接対策をしてもらった時は、そのお礼も兼ねた文章を入れておくと、より好印象デジね。

日程が合わず調整してもらう

(担当者名)様

いつもお世話になっております。〇〇(自分の名前)です。

△△株式会社の面接日程について、ご案内いただきありがとうございます。

大変申し訳ないのですが、現在、業務の方が立て込んでおりまして、メールでいただいた日程で面談をすることができません。

つきましては、以下の日程で面談をさせていただきたいのですが、企業のご担当者様にご確認いただけないでしょうか。

(希望日時)
〇月〇日(□)00:00~00:00
〇月〇日(□)00:00~00:00
〇月〇日(□)00:00~00:00

お手数おかけしてしまい申し訳ありません。ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――
(署名)

日程を変更してもらいたい時は、必ずこちらから代替えの日程を指定するデジよ。また代替え日程は1つではなく3つほど用意しておくのがマナーデジね。

面接を辞退する

(担当者名)様

いつもお世話になっております。〇〇(自分の名前)です。

△△株式会社の選考について、大変恐縮ですが辞退させていただきたく存じます。

仕事内容や条件をよく調べたところ、私の希望条件に合わないと考え、今回の結論に至りました。

選考通過に関して(担当者名)様には多大な尽力をいただいたのに申し訳ございません。

これからはなるべく選考の早い段階で意思決定が出来ればと考えています。
引き続きよろしくお願いいたします。

――――――――――――
(署名)

辞退に関しては、可能であればメールでのお断りだけでなく、電話でも謝罪しておくのがおすすめデジ。

せっかく選考通過のために頑張ってくれたんだもんね。電話でちゃんと謝っておくべきかも。

なお、面接が決まった段階で何度も辞退すると「面接までこぎつけても辞退する求職者」というレッテルを貼られ、転職支援の優先度を落とされてしまう恐れがあるデジ!何度も何度も面接を辞退するのはよくないデジよ!

【お礼メール】転職エージェントへのメール例文

転職エージェントからのメールに返信するだけでなく、面談を終えた後や、内定を貰った後など、こちらからお礼のメールを担当者に送りたいことも多いデジよね。

確かに。内定の電話を貰った後とか、メールでもお礼をしっかり伝えたくなるよね。

そこで、今回はお礼のメールについても例文付きで紹介しておくデジ!

初回面談のお礼

件名:面談のお礼 〇〇(自分の名前)

(担当者名)様

お世話になっております。本日面談をしていただいた〇〇(自分の名前)です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間を割いて面談をしていただき、ありがとうございました。

(担当者名)様との面談のおかげで転職活動にあたっての不安を解消することができました。

これからの転職活動において、ご迷惑をおかけすることもあるとは思いますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――
(署名)

必須ではないデジけど、これからお世話になる転職エージェントの印象を良くするためにも、初回面談後は上記のようなメールを送っておくのがおすすめデジ。担当者からの印象が良くなれば、それだけ転職支援の優先度が上がるかもしれないデジからね!

内定後のお礼

件名:内定のお礼 〇〇(自分の名前)

(担当者名)様

いつもお世話になっております。〇〇(自分の名前)です。

この度は(担当者名)様にこれまでのお礼をお伝えしたく、メールさせていただきました。

3ヶ月もの間、転職活動をサポートいただき、本当にありがとうございました。

転職活動の基本知識もなかった私に、初回面談から親切丁寧に接してくださった(担当者名)様のサポートがあったからこそ、希望条件を満たす企業から内定をいただくことができました。

〇月から△△株式会社で働くのが楽しみです。

ひとまずは次の環境で努力する心づもりではありますが、
もしまた今後のキャリアについて考える際は、改めてご相談させていただければ幸いです。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

――――――――――――
(署名)

内定を貰うまでに担当者からたくさんのサポートを受けたはずデジから、そのお礼をしっかり文章で伝えるデジよ!なお、内定をくれた企業に対してメールでお礼するのもありデジが、その場合は転職エージェントの担当者にあらかじめ許可を得ておくデジよ。

【最終面接に落ちた時】転職エージェントへのメール例文

これも返信ではないんデジが、最終面接までたどり着いたものの、そこで選考に落ちてしまった時は、担当者に対してフォローのメールを送った方がいいと言われてるデジ。

どうしてだい?

最終面接で落ちたってことは、担当者からすればギリギリのところで売り上げに繋がらなかったわけデジ(転職エージェントは転職成功者を出すことで企業から成功報酬を受け取ってるデジ)。そのため落ち込んでる可能性が高いデジ。なるべくフォローのメールを送って、次の企業案内に繋げたいところデジ。

なるほど!

最終面接で落ちた時にメール例文

件名:最終面接の結果について 〇〇(自分の名前)

(担当者名)様

いつもお世話になっております。〇〇(自分の名前)です。

今回は(担当者名)様から希望にそった企業をご紹介いただいたにもかかわらず、力不足により最終面接に通過することができませんでした。大変申し訳ございません。

次回の面接は(担当者名)様にいただいたアドバイスを見直し、万全の対策で臨みたいと考えております。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

――――――――――――
(署名)

最終面接に落ちて自分もテンションが下がっているとは思うデジけど、これからのことを考えて、ちゃんとフォローのメールを送っておくデジよ!

転職診断バナー

転職エージェントへのメール返信は迅速に!

メールの本文や件名に「返信不要」と書いてある場合は別デジが、そうでなければ、できるだけ迅速に返信しておくデジよ。

転職エージェントの担当者だって人間デジから、早め早めにメールを返信してくれる人に対しては好印象を抱き、転職支援の優先度を上げてくれたりするデジ!

逆に返信が遅い、そもそも返信が無い求職者に対しては「転職活動に対するやる気がない人」といった印象を抱きがち。これでは転職支援の優先度が落ちてしまうデジから、とにかく早め早め、そして丁寧な返信を心がけるデジ!

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