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【文例あり】退職挨拶メールへの返信方法(社内・取引先)

返信方法は?退職挨拶メール

お世話になっている取引先の人や上司から退職の挨拶メールが届くこともあるデジよね。

ビジネスとは言え繋がりのある人からの退職メールは嬉しいものデジが、一方で「これって返信すべき?」「返信するならどんな内容にすればいいの?」と迷ってしまうデジよね。

そこで今回は退職挨拶メールへの返信方法を詳しく紹介していくデジ。返信が必要・不要なケースから、返信のタイミング、そして文例までバッチリと紹介していくデジよ!

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ブイブイ

ブイブイ

型落ちのAIロボットで少々劣化パーツあり。なぜか就職・転職業界に詳しく、AIロボットだけに知識の蓄積量は半端ない。新しいものや話題のものが大好きなミーハーロボット。

ガーデン

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細身でソース顔のイケメン。過去3回の転職経験を持つが、その転職によって確実にキャリアを積んできている。探求心が強くとにかくインターネットで調べまくるのが特徴。

退職挨拶メールの返信はケースバイケース

上司や取引先から退職の挨拶メールが送られてきた時って、やっぱり返信した方がいいのかなぁ?

それについてはケースバイケースだと思うデジ。絶対に返信しないと駄目ってことは無いデジ。

そうなのか!とはいえ、判断基準が分からないな。

そうデジね~。まず、下記のようなケースに当てはまるなら、返信はしておいた方がいいと思うデジ。

返信した方がいいケース
  • 個人宛でメールが届いた
  • 退職する人と仲が良い
  • 退職した後も取引先と関係が続く

まず、個人宛に届いたメールであれば、なるべく返信したいところデジ。せっかく個人に向けて内容を考えてくれたんデジからね!また、付き合いの長い上司など、仲が良い人にも返信したいデジよね。

仲の良い人だったら返信も気楽だよね。少しくらいマナー違反してても「失礼なやつだ!」とは思われないだろうし。

退職挨拶メールが取引先からのもので、その人が退職した後も会社と取引が続くなら、返信しておくべきだと思うデジ。そして、できれば「後任の人と一緒に頑張っていきますよ!」的な内容を盛り込みたいデジね。

なるほど。

後は、上記に当てはまらずとも自分が返信すべきだと思えば返信して大丈夫デジよ。挨拶に対しての返信を貰って嫌がる人は滅多いないデジからね~。ただ、内容によっては相手に不快感を与えてしまう恐れがあるデジ。下記の返信方法もしっかり確認して、失礼のない返信メールを作り上げるデジ!

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退職挨拶メールへの返信方法

ここからは退職挨拶メールへの返信方法を紹介していくデジ。入れ込むべき内容から、返信のタイミングまでレクチャーするデジ!

PCに届いたメール

感謝の気持ちなどを伝えよう

退職挨拶メールへの返信には、以下のような内容を入れ込むのがおすすめデジ。

入れたい内容
  • お世話になった感謝の気持ち
  • 退職するのが残念だという気持ち
  • これからも頑張ってほしいという気持ち

お世話になった上司や取引先からのメールなんデジから、「今まで本当にお世話になりました」といったような、感謝の気持ちは確実に入れたいところデジ。上司宛だったら「ご指導いただき本当にありがとうございました」など、育ててくれたことへの感謝を伝えるのもいいデジね。

感謝の気持ちって伝えられると凄く嬉しいからね。退職する人を勇気づけるためにも良い言葉を贈ってあげたいなぁ。

また、退職してしまうことに対して「非常に残念です…」といった気持ちも入れ込みつつ、これからを応援する文章も添えるデジ。もちろん、ケースによって全てを入れる必要は無いものの、上記3点を意識しておくと返信メールが書きやすくなると思うデジよ。

退職理由・転職先の詮索は避けよう

上記で返信メールに入れ込みたい内容を解説したデジね。逆に、以下のような内容は入れない方がいいデジよ。

避けたい内容
  • 「何で退職するんですか?」
  • 「どこに転職するんですか?」

と、上記のように退職理由・転職先を詮索するのはタブー、デジ。

どうしてだい?

まず、退職理由って非常にデリケートな問題で、人に話したくない人も多いんデジよ。そもそも、人に話しやすい内容だったら退職挨拶メールに書いてあるはずデジからね。あえて書かなかった理由を詮索して、相手に嫌な思いをさせてはいけないデジ。

た、確かに…。人には話しにくい事情ってあるよね。

また、転職先について知りたいとしても、あまり詮索しない方がいいデジ。多くの場合、退職挨拶メールは職場のPCから送られてくるデジからね。つまり、転職先を訪ねて、相手がそれに答えてしまうと、職場のPCに転職先の内容を記したメールが残ることになるデジ。

あー。上司や同僚に転職先を知られたくない人も多いよね。せっかく隠してきたのを台無しにしちゃう恐れがあるのか。

もし転職先について知りたいなら、後からプライベートで聞くのがいいんじゃないデジかね。仲の良い間柄なら転職した後も機会はあるはずデジ。

プライベートすぎる内容も避けるべき

上記で話した通り、退職挨拶メールは職場のPCから送られてくるのが基本デジ。そのため、プライベートすぎる内容を送るのもよくないデジ。その人のプライベートな部分が職場のPCを通して周りの人に知られる恐れがあるデジからね。

なるほど。いろいろ配慮しないとなんだね。

こちらとしては問題ないと思った内容でも、退職する人からすれば周りにバレたくない内容かもしれないデジ。プライベートな内容のメールを送りたいなら、個人宛のアドレスなどを使うデジ。これなら、いくらプライベートな話をしても大丈夫デジ!

メールはなるべく早く返信しよう

階段を走る男性

退職の挨拶メールが届いたら、返信はなるべく早くするのが吉デジよ。

なるべく早くって、どのくらいだい?

「送られてきたらすぐ」くらいを心がけたいデジね。退職まで1週間など、少し余裕があるなら次の日とかでも大丈夫デジけど、最終出社日なんかに送られてきた時は即座に返信しないと、相手に読んでもらえない可能性があるデジ。

次の日から会社に来ないわけだしね。

また、最終出社日のメールだと、すぐに返信しても相手に読んでもらえないかもデジ。もしメール内に個人の連絡先などが記載されているなら、そちらのアドレスに返信した方がいいデジね。

件名は「Re:」をつけてそのまま返信

退職挨拶メールに返信する時、件名はそのままにしておいてOKデジよ。たとえば、「退職のご挨拶」という件名なら、返信時には「Re:退職のご挨拶」となるデジかね。

特に変更しなくていいんだね。

基本的にビジネスメールは件名を変えないのがマナーとされてるデジ。それに、変に凝って分かりにくい件名にしてしまっては、相手を混乱させてしまうかもしれないデジ。そのまま返信が無難な選択デジよ。

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【社外の人向け】ケース別、退職挨拶メールへの返信文例

ここからは退職挨拶メールへの返信文例を紹介するデジよ。まずは社外の人からメールが送られてきた時の返信例デジ。取引先なんかに送るメールはこっちを参考にしてほしいデジ。

社外で定年退職する人に送る時

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の〇〇でございます。

お忙しい中、定年退職のご挨拶をいただき誠にありがとうございます。

〇〇様には仕事だけでなく、個人的な相談にも親切に対応いただき、本当に感謝しております。
これからは御社に伺っても〇〇様がいないと思うと、とても寂しく感じてしまいます。

退職した後も充実した人生を送られること、心よりお祈り申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。

________________

(署名)

________________

具体的にお世話になって話があるなら、その時のことを添えるのもいいデジね。ただ、さっきも言ったようにプライベートすぎる内容は避けるデジよ!

社外で転職する人や退職理由が不明の時

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の〇〇でございます。

お忙しい中、退職のご挨拶をいただき誠にありがとうございます。

〇〇様が退職するということで大変驚いております。
〇〇様にはこれまで弊社のためにご尽力いただき、本当に助かりました。

〇〇様のお力添えが無くなると思うと不安ではありますが、
今後も後任の△△様と頑張ってまいる所存です。

最後になりますが、〇〇様のさらなるご活躍、心よりお祈り申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。

________________

(署名)

________________

この例文は転職する人や、退職理由が分からない人など、幅広い人に使えるデジよ!もし後任が分かっているなら、上記のように後任と一緒に頑張っていくことを書いておくのがおすすめデジ!

【社内の人向け】ケース別、退職挨拶メールへの返信文例

次に社内の人から退職挨拶メールを貰った時の返信文例を紹介するデジ。同じ会社の上司からメールを貰った際などは、以下の文例を参考にしてほしいデジ!

社内で定年退職する人に送る時

〇〇さん
お疲れ様です。△△です。

お忙しい中、定年退職のご挨拶をいただき誠にありがとうございます。

〇〇さんには新卒で入社してから長い間、面倒を見ていただき、本当に感謝しております。
今まで勤めてくることができたのは、〇〇さんのおかげです。

そんな〇〇さんが定年退職してしまうのは、とても寂しいです。
定年退職の話は以前から聞いておりましたが、いざ、その日を迎えてしまうと悲しい気持ちがこみ上げてきます。

退職された後も、どうかお身体にお気をつけてお過ごしください。
これまで本当にありがとうございました。

________________

(署名)

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定年退職する人との具体的なエピソードがあれば、それを盛り込むのもいいデジね。

社内で転職する人に送る時

〇〇さん
お疲れ様です。△△です。

お忙しい中、退職のご挨拶をいただき誠にありがとうございます。

〇〇さんには新卒で入社してから長い間、面倒を見ていただき、本当に感謝しております。
今まで勤めてくることができたのは、〇〇さんのおかげです。

そんな〇〇さんが退職してしまうこと、大変寂しく感じております。

新天地でのご活躍、心よりお祈り申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。

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(署名)

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転職する人に対しては「新天地で頑張ってほしい」といった内容を入れ込むといいかもしれないデジ。なお、返信する相手が同僚や後輩であれば「〇〇くん」のように砕けた言い方もありだと思うデジ。このあたりは関係性を考慮して決めてほしいデジね。

社内で結婚する人に送る時

〇〇さん
お疲れ様です。△△です。

お忙しい中、退職のご挨拶をいただき誠にありがとうございます。

〇〇さんには新卒で入社してから長い間、面倒を見ていただき、本当に感謝しております。
今まで勤めてくることができたのは、〇〇さんのおかげです。

今月で退職してしまうのは大変残念ですが、どうか明るくて素敵なご家庭を築いてください。

これまで本当にありがとうございました。

________________

(署名)

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上記はかなりシンプルな作りデジけど、間柄に合わせてお世話になった話なんかも入れて大丈夫デジよ。むしろ、そういった内容を入れた方が感謝の気持ちが伝わるはずデジ!

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退職挨拶メールへの返信で大切なのは「感謝の気持ち」

最後にひとつ。退職挨拶メールへの返信で最も大切なのは「感謝の気持ち」デジ。

「今までお世話になったエピソード」「伝えようと思っていて伝えられていなかった感謝の言葉」などがある人は、本文にどんどん入れていくといいデジよ。

退職した人と個人的に付き合っていくケースもあるデジけど、退職挨拶メールへの返信が“感謝の気持ちを伝える最後のチャンス”ってことも珍しくないデジからね。めいっぱいの「ありがとう」を伝えるデジ!

ガーデン

退職挨拶メールへの返信については理解できたかな?次の記事では、退職祝いのプレゼントに最適な贈り物について紹介しているから、ぜひこちらも読んでみて!
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