【効率良く仕事する方法!】8つの実践で驚くほど変わる

効率よく仕事!驚くほど変わる

同じ定時までの8時間でも人によって処理できる仕事の量は異なるデジよね。たとえば、Aさんは既定の量をササッと片付けて定時に帰る一方で、Bさんは毎日のように残業しないと仕事が片付かない、なんてこともあるデジよね。

この時、AさんとBさんにはどんな違いがあるんデジかね?その答えは、おそらく仕事の仕方にあるはずデジ。

ここでは効率よく仕事をする方法・効率的な仕事のコツをたっぷりと紹介していくデジ!Aさんのように定時までに仕事を片付けて早めに帰りたい人は必見デジ!!

5月は転職に成功しやすい時期!

転職のイメージ

4月入社の社員が10連休GWの後に続々と早期退職している5月は転職 の大チャンス!タイミングが合えば即採用も多いため、今から活動をはじめましょう

…とは言ってみたものの、1人1人に本当におすすめの転職サイト&エージェントは「性別」「年齢」「年収」によって大きく変わる ため、ランキング形式ではマッチングするサービスをご紹介することは非常に難しいのです…。

そこで考えついたのが、「性別」「年齢」「年収」を含む5項目に答えるだけでおすすめの転職サイト&エージェントが分かる【 30秒 転職診断チャート】です。これで転職の成功率がグッと 高まります!

この記事で会話をするキャラクター
ブイブイ

ブイブイ

型落ちのAIロボットで少々劣化パーツあり。なぜか就職・転職業界に詳しく、AIロボットだけに知識の蓄積量は半端ない。新しいものや話題のものが大好きなミーハーロボット。

あいちゃん

あいちゃん

小柄で可愛らしいみんなのアイドル。これまでの転職経験は2回で、現在は女性が働きやすい病院受付の仕事をしている。仕事はしっかりこなすが実は超ワガママな性格。

効率よく仕事をする方法!

パソコンを操作する笑顔の女性

今回紹介する仕事の効率化方法は以下のものデジ。

効率よく仕事をする方法
  • やることを書きだし優先順位を決める
  • 細かく目標時間を設定する
  • 適度に休憩を入れる
  • こだわりすぎない
  • 頭を使う仕事は午前中に片付ける
  • ツールを上手に活用する
  • デスクまわりを片付ける
  • スマホの通知をオフにする

下記でそれぞれの方法について掘り下げていくデジよ!

やることを書きだし優先順位を決める

効率的に仕事をする人は、仕事を始める前に「今日やるべき仕事」を書き出し、優先順位を決めてから作業を始めるものデジ。

その方が効率いいの?

まず、やるべき事を書き出しておくと「あ!まだこの仕事が残ってた!定時間際なのに!」といったミスが減るデジ。また優先順位を設定することで、1つの作業が終わった後「次はどれを片付けようか…」と迷う時間がなくなるデジね。

へぇ~。私もやってみようかしら。それってメモ帳を使えばいいの?それともスマホ?

スマホやパソコンなどデジタル機器だとチェックにワンテンポ置くことになるデジから、視線を少し動かすだけでチェックできるようノートやメモ帳に書き出すのがおすすめデジ。なお、作業が終わった時点で線を引いていくと、仕事が減っていってる感が味わえて楽しいデジよ!

やるべき事が減っていくのが視覚で分かると、やる気も出そうね!

細かく目標時間を設定する

時間を確認する男性

やるべき事の優先順位を決めたら、仕事ごとの目標時間を設定するのもおすすめデジ。たとえば「仕事Aは10時まで」「仕事Bは14時まで」など、時間制限を決めておくと「それまでに片付けなきゃ!」という意識が高まるデジよ。

確かに意識が高まるわよね!

まさにそれデジね。人間は期限・時間制限があるからこそ、仕事でスピードを出すことができるデジ。余裕があると、ついグダグダ仕事しちゃうデジからね~。

そうなのよね。仕事の量が少ないから早く終わるかな~と思っても、案外いつもと変わらなかったりするのよね。

なお、自分を追い込むという意味では、夜に習い事や友達との遊びなど予定を入れてしまうのもおすすめデジ。「定時までに終わらせないと習い事の月謝がもったいない!」となれば、否が応でも仕事のスピードがアップするんじゃないデジかね!

その理屈なら「定時までに終わったら新作スイーツ買って帰る」っていうご褒美方式でも良さそうね!

適度に休憩を入れる

人によって異なるものの、集中力が2時間、3時間も続く人はそういないデジね。一般的に集中力の持続は最大でも90分、普通なら45分前後と言われてるデジ。

せいぜい短めの映画1本分くらいなのね。

で、集中力が切れた状態で仕事を続けても、当然ながら効率は出ず、下手をすれば集中してる時間の半分程度の進行速度ということも、デジ。

集中力切れると、そもそも仕事に手がつかなかったりもするのよね…。いつの間にか手がスマホに…。

そのため、効率的に仕事を進めるなら適度に休憩をして集中力を回復させることが大切デジね。

仕事と休憩の割合ってどのくらいがいいの?

個人差があるため何ともデジが、一例としては「52-17の法則」という、52分の作業に17分の休憩が生産性を上げると言われるものがあるデジ。まずは52分仕事、17分休憩の繰り返しを試してみて、合わなそうなら仕事・休憩時間の割合を変更していくといいデジよ。

こだわりすぎない

真剣に仕事に取り組んでいるのに、なかなか効率が上がらず思ったように仕事が進まない人は、仕事に対してこだわりすぎてないデジか?

こだわり、大切じゃない?

確かに、こだわりも大切デジけど、全ての仕事において完璧なことが正解とは限らないデジよ。やや大雑把でも全く問題ない仕事もあり、それにまで膨大な時間を使うのは非効率的と言わざるを得ないデジ。

要は、力の入れどころが重要ってこと?

そうデジ。常に完璧主義では思ったように仕事が進まず、残業が多くなり、疲労のせいで本当に重要な仕事に力を入れられない可能性もあるデジから、適度に手を抜くことも覚えてほしいデジね。

なるほどねぇ。

適度に手を抜いた結果、仕事が早くなり、上司からの評価が上がったというケースも存在するデジからね。仕事の中には出来よりもスピードが優先されるものもあるってことデジ。

頭を使う仕事は午前中に片付ける

一般的に午前8時から10時など、寝起きから間もない時間は脳のゴールデンタイムで、頭を使う仕事が効率よく進むと言われてるデジね。

そういえば、午前中って午後より仕事がはかどってるかも!

睡眠不足の場合は別として、午前中は眠気も少なく、まだ疲労もストレスもたまってない状態デジからね。午後に比べれば効率的に頭を動かせるのは当然だと思うデジ。

つまり、頭を使う作業は午前中に片付けるのがいいってこと?

デジね。頭を使う面倒な仕事は午前中に片付ける方が効率的デジ。たとえば企画書作りやネット記事の執筆なんかは午前に片付け、表作成などの単純作業は午後にまわすといいデジよ。

複数の作業を抱える人は順番を工夫ね!

ちなみに、午後は眠くなることも含め、会議や打ち合わせの時間にすると良いとも言われてるデジね。人と会話をしていれば眠気も紛れるはずデジ!

ツールを上手に活用する

各種ソフトやアプリ、WEBサービスなど、今や仕事を効率化してくれるサービスがごまんと存在しているわけで、これを使わないのは時間も労力も、もったいないデジ!

アプリってLINEとか?

LINEやチャットも仕事を効率化するツールのデジね。メールに比べメッセージのやりとりが手軽デジから。他にもWEB上のスケジュール帳を職場で共有し各々のスケジュールを常に把握できるようにしたり、一括で画像を指定サイズにできるソフトをインストールしたり、ツールを使った仕事の効率化には様々な方法があるデジ。

なかなか便利そうね!

職種によって効率化できるソフト等が異なるため具体例を出しにくいんデジが、たとえば「これ、手作業でやるの面倒だなぁ」と思う単純作業があるようなら、自動化できるツールが無いか探してみるといいデジよ。

デスクまわりを片付ける

仕事を効率的に片づける人ほど、デスクまわりが整理整頓されてるものデジ。

そうなの?

デスクまわりが綺麗なら以下のようなメリットがあるデジからね。

デスクまわりを片付ける利点
  • 必要な書類等がすぐ見つかる
  • 視界に余計なものが入らず集中できる

必要な書類や筆記用具などがすぐに見つかる。これだけでも仕事の効率はずいぶん変わってくるし、「あの書類が見つからない!」とイライラしてしまうことも無いデジね。

あー。私も必要なものが見つからなくてイライラした経験、けっこうあるわ。

ちなみに、同じ理屈でパソコンの中のファイルも、見つけやすいよう整理整頓(フォルダ分けや見つけやすいファイル名付けなど)しておくといいデジね。

スマホの通知をオフにする

携帯電話を持つ男性

現代社会において、最も仕事を邪魔する存在とも言えるのがスマホじゃないデジかね。

何ら反論できないわ…。

「スマホに通知」「チェックする」といった1回の動作は数秒であっても、通知ごとに集中力が切れるため、効率はだだ下がりデジ。下手すればチェックから仕事に戻るまで数分かかることもあるデジ!

通知があるとねぇ。つい気になっちゃって。

というわけで、仕事中はスマホの通知をオフにすることをおすすめするデジ。同時に、ついスマホに手が伸びないよう、カバンの中などにしまっておくといいんじゃないデジかね。

ちょっと辛いけど…休憩時間にまとめてチェックすればいいのよね!

ただ、仕事のメールなどを受信している場合は別デジ。その場合はビジネスに関する通知だけオンにして、プライベートなものはオフにすることをおすすめするデジよ。

転職診断バナー

仕事の効率化で定時帰り!

仕事の効率を上げる方法はどうだったデジかね?

適度に休憩を入れる、頭を使う仕事を午前にまわす等、劇的に仕事の方法を変化させるものでは無いデジが、これが予想以上に効果的で、仕事量は変わってないのに数時間単位で仕事が早く片付くこともあるんデジよ。

仕事を効率的に終わらせれば、夢の定時帰りだって十分ありえるデジ!早めに帰って家族とコミュニケーションをとったり、趣味の時間を確保するためにも、ぜひ今回紹介した方法を実践してみてほしいデジね!

仕事ができる人は仕事の効率化が上手よね。次の記事では、仕事ができる人の『20の特徴』を紹介しているわ。

「20の特徴」仕事ができる人 仕事ができる人の『20の特徴』

仕事の効率化がどうも苦手で残業が多いって人は残業の少ない業界に転職したらどうデジ?次の記事では、残業の少ない業界&残業が少ない職種(仕事)をランキングで紹介してるデジ~!
永久保存版!残業の少ない業界 【保存版】残業の少ない業界ランキング20選&残業が少ない仕事・職種10選