おすすめ転職エージェントランキング

【例文あり】面接日程調整・変更希望メール&日時案内・確定への返信

メールとパソコン

書類選考に無事通過!その後、企業から送られてきた面接の日程調整メールにどう返信したものか迷ってはいないデジか?

「〇月〇日でお願い!」といった返信でも日程の連絡は可能デジが、ビジネスマナーにそってないものは企業の人に悪い印象を与えてしまう恐れがあるデジ…。

面接前から自分のイメージを落とすような行為は是が非でも避けたいところデジよね。そこで今回は面接日程調整メールへの返信マナーや書き方&例文を用意したデジ!これを参考に失礼のないメールを作り上げてほしいデジね!

11月は転職に成功しやすい時期

転職のイメージ

新体制が組まれる事の多い11月は転職 の大チャンス!ライバルも少なく内定をもらえる可能性が高まるこの時期を逃さないように今から転職活動をはじめましょう

…とは言ってみたものの、1人1人におすすめの転職サイトは「性別」「年齢」「年収」によって大きく異なるため【 30秒 転職診断チャート】で適切なサイトを診断し、転職成功率をグッと高めましょう!

毎日500人以上が診断!

この記事で会話をするキャラクター
ざぶとん君

ざぶとん君

行き当たりばったり直進系の28歳。ブラック企業で働いていた経歴あり(前職)。転職でホワイト企業に入社。仕事の成績はほどほどだが、信頼できる仲間とやりがいを持って働いている。

ブイブイ

ブイブイ

型落ちのAIロボットで少々劣化パーツあり。なぜか就職・転職業界に詳しく、AIロボットだけに知識の蓄積量は半端ない。新しいものや話題のものが大好きなミーハーロボット。

面接日程調整メールの書き方&返信マナー

まずは面接日程調整メールの基本的な書き方と返信マナーについて紹介していくデジ。

パソコンを操作する笑顔の女性

早めに返信しよう

まず知っておいてほしいのが返信は早めにってことデジね。これは面接日程調整メールに限った話じゃないデジが、ビジネスメールは早めの返信がマナーデジ。

返信が遅いのって印象悪いよね。

一般的に24時間以内に返信と言われてるデジが、「あとで」にすると忘れるデジから、基本は見たらすぐに返信するのがおすすめデジ。その場で予定が決められない時は、ひとまず連絡のお礼メールを送り「〇日までに日程の調整メールを送ります」としておくデジ。いわゆる取り急ぎの返信ってやつデジね。

返信は就業時間内にしよう

上記ですぐに返信と言ったデジが、それが深夜などの場合は翌日の就業時間になってからがいいデジね。もちろんメールの特性上、深夜の送信でも問題はないデジが、採用担当者が「え?深夜にメールしてくるとか生活リズムどうなってんの?」と悪い印象を抱くかもしれないデジからね。

あー。深夜にメールしてくる取引先とか「超ブラックなんじゃ…」って感じるよね。それに似てるかも?

そのあたりは職種にもよるデジが、深夜のメールはいろいろと疑ってしまうデジね。変な不信感を抱かせないためにもメールは基本的に応募先の就業時間に送信するデジ。メール作成が深夜になった場合は予約機能などを使って就業時間に送信するよう工夫するデジ。

件名は変更しなくてOK

内容はもちろん、意外と件名をどうするかも迷うデジよね。ただ、これについては特に変更せず「Re:元の件名」としておけば大丈夫デジ。たまに「Re」を消す人がいるデジが、これがあると、どのメールへの返信か一目で分かるデジから、むしろつけておく方が親切デジよ。

そうだったんだ!

ただ「Re」が3個4個と増えてくると見づらいデジね。やり取りが多くなるようなら「Re」を1個か2個ほど残して削除する方がいいデジ。

「Re:Re:Re:Re:Re:」はわずらわしいもんね…。

ちなみに、メールの件名に「連絡ありがとうございます」などを入れるのはNGデジ。単純に分かりづらくなるうえ、迷惑メールと勘違いされる可能性があるデジからね。

本文も残しておこう

メールを返信する時、基本的に返信元のメールの文章が引用されるはずデジ。これをわざわざ消す必要はない・・・というよりも今までの文章を残しておいた方が今までのやりとりが一目でわかるデジよ。

採用担当の人って大量にメールやり取りしてるだろうしね。分かりやすさ、大切!

引用の分だけメールの容量が増えるとはいえ、微々たるものだから気にしなくていいデジ。

最後に署名を入れよう

メール本文のラストには署名を入れるのがマナーになってるデジ。署名とは自分の「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」などを入力したものデジね。詳しくは後で紹介する例文をチェックしてほしいデジ。

そういえば、署名って「-」とか「*」で枠線を作るよね。これって何でもいいの?

できるだけシンプルな記号にした方がいいデジよ。たまに「☆」や「♪」を使う人もいるデジが、ビジネスメールとしてはイマイチかもしれないデジ。

適度に改行しよう

面接日程調整メールが極端に長くなることは無いデジが、それでも適度に改行は入れておきたいところデジね。つらつらと改行なしで書かれた文章は、お世辞にも見やすいとは言えないデジ。

最近は改行してないメールを見る方が珍しいような。

そうデジね。受けとった相手が読みやすいように改行するのは、ビジネスに限らずメールのマナーと言えるかもしれないデジ。

会社のメールアドレスは使わない

当たり前デジが、転職活動の面接日程調整メールに会社のメールアドレスを使うのはアウトデジよ。転職活動は完全に個人的なものデジからね。そこに会社のメールアドレスじゃ公私混同もいいところデジ!

意外とやっちゃいそうな注意点!

ちなみに、プライベートで使ってるメールアドレスが「yuki-chan-love@~」など明らかにビジネス向けでない場合は、ビジネス用のフリーメールなどを取得するのがおすすめデジ。また、ビジネスで使えそうなアドレスであっても、プライベート用とビジネス用は分けた方がいろいろと便利デジよ。

転職診断バナー

面接日程調整・変更希望メールの「例文」をチェック

PCに届いたメール

面接の日程調整メールには以下の要素を入れ込むといいデジよ。

STEP.1
宛先
志望先の企業名や部署名、担当者名などを記入します。名前が分からない時は「採用ご担当者様」と記入してください。
STEP.2
挨拶文
何度かやりとりしてる場合は「お世話になっております」。初めての返信の場合は「お世話になります」と書き、その後に自分の名前を書きましょう。
STEP.3
本文
面接の日程について書きます。詳しくは下記の例文をチェックしてみてください。
STEP.4
締め
「お忙しい中恐れ入りますが~」など、メールを読んでくれた人への感謝で締めましょう。
STEP.5
署名
最後に自分の名前や連絡先などを記入してください。これも下記の例文を参考にしてみましょう。

下記で紹介する例文は上記の流れにそって作成してるデジ。ぜひ日程調整メールを作成する時の参考にしてほしいデジね。

複数の希望日時からひとつを選択する場合

企業がいくつかの希望日時を提示。そこからひとつを選ぶ時は下記のような文章にするといいデジよ。

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
転職 太郎と申します。

面接の日程のご連絡ありがとうございます。
ご連絡いただきました日程の中から、下記の日程でお伺いします。

日時:〇月〇日(金) X時~X時
場所:〇〇ビル 〇階

お忙しい中恐れ入りますが、
当日は何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
転職 太郎
〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇1-2-34
Tel:000-0000-0000
メール:abcd@mira.com
――――――――――――――――――

そう書くことは多くないデジね。面接場所が複数ある場合は上記のように、日時だけじゃなく場所も書くのがマナーデジよ。

指定された日時が合わなかった場合

企業からいくつか日時の候補が送られてきたものの、どれもスケジュール的に無理だった。そんな時には下記のようなメールを返信するといいデジよ。

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
転職 太郎と申します。

この度は面接日程のご連絡ありがとうございます。
ただ、現職の業務の都合で、どうしても提示された日程でお伺いすることができません。
つきましては、下記の日程で再度面接日をご調整いただくことは可能でしょうか。

〇月〇日(月)X時~X時(またはX時~X時)
〇月〇日(水)X時~X時
〇月〇日(金)X時~X時

こちらの都合で大変申し訳ございませんが、
ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
転職 太郎
〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇1-2-34
Tel:000-0000-0000
メール:abcd@mira.com
――――――――――――――――――

提示された日時に行けない理由が他社の面接だったとしても、素直にそれは書かない方がいいデジね。なるべく現職の業務や別件など当たり障りのない理由にしておくデジ。

こちらから日時の候補を送る場合

こちらから面接希望の日時の提示を求められた場合は以下のように返信するデジ。

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
転職 太郎と申します。

この度は面接のご案内をいただきありがとうございます。
面接の日程につきましては下記にて伺わせていただければ幸いです。

〇月〇日(月) X時~X時(またはX時~X時)
〇月〇日(水) X時~X時
〇月〇日(金) X時~X時

上記の日程でのご調整が難しい場合は、再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。
お手数おかけしますが何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
転職 太郎
〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇1-2-34
Tel:000-0000-0000
メール:abcd@mira.com
――――――――――――――――――

いくつかの候補を提示し、それが無理なら再調整する旨も記載しておくといいデジね。

日時確定後、再調整をお願いする場合

働きながらの転職活動だと、予定していた日程での面接が急に無理になることもあるデジよね。そんな時は下記のような、日程の再調整をお願いするメールを送信するデジ。

件名:〇月〇日X時からの面接日程変更のお願い 転職 太郎

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
転職 太郎と申します。

〇月〇日(金)のX時よりお約束しておりました面接なのですが、
現職の業務の都合でお伺いすることが困難になってしまいました。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、
もし可能であれば以下の日程から面接を再調整いただけないでしょうか。

〇月〇日(月)X時~X時
〇月〇日(水)X時~X時

お忙しい中、お手数をおかけして申し訳ありませんが、
ご検討いただきますよう何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――
転職 太郎
〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇1-2-34
Tel:000-0000-0000
メール:abcd@mira.com
――――――――――――――――――

日程の再調整メールの場合は上記のように件名を一目で内容が分かるものに変更しておいた方がいいデジね。また、既に決まっていた面接の再調整は企業に大きな迷惑がかかるデジから、できれば併せて電話もかけておきたいところデジ。

面接日程確定メールに返信する場合

メールで面接日が確定した際の返信メールのテンプレートデジ。参考にしてデジ!

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
転職 太郎と申します。

この度は面接のご案内をいただきありがとうございます。
ご連絡いただきました下記日程でお伺いいたします。

日時:〇月〇日(月) X時~

お忙しいところ誠に恐縮ですが、当日は何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――
転職 太郎
〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇1-2-34
Tel:000-0000-0000
メール:abcd@mira.com
――――――――――――――――――

今月の申込数ランキング

  1. #doda(デューダ)
    転職者満足度No.1!特に20~30代の人におすすめで求人数100,000件以上。
    https://doda.jp/
  2. #リクルートエージェント
    転職支援実績No.1!約90%が非公開求人!登録必須のエージェント。
    https://www.r-agent.com/
  3. #ビズリーチ
    年収600万円以上の人向き!優秀なヘッドハンター多数在籍!
    https://www.bizreach.jp/
  4. #リクらく
    8割が未経験の転職に成功!面接1回で内定!20~30代の人におすすめ!
    https://www.rikuraku.net/
  5. #パソナキャリア
    女性の気持ちがわかるアドバイザーが多い!年収アップ率67.1%!
    https://www.pasonacareer.jp/

面接日程調整メールの返信前には最終確認!

面接の日程調整メールの書き方は分かってもらえたデジか?

最後にひとつアドバイス。面接の日程調整メールが完成したら、最後に初めから終わりまで誤字脱字や読みにくい部分が無いかチェックしておくデジ!

特に提示する日程の確認は入念に。そこに間違いがあって、自分で提示しておきながら、その日程に他の予定が重なってるなんてことになったら目も当てられないデジからね!

ざぶとん君

これで面接日程調整メールはバッチリだね!ちなみに面接時のカバンや靴はもう用意できてる?次の記事では転職面接向きのカバン(バッグ)・靴を写真付きで紹介しているよ!
写真もあるよ!面接向きのカバン 【写真あり】転職面接向きのカバン・バッグ!正しい持ち方・置き方 写真あり!面接に最適な靴 【写真で分かる】男女別の転職面接に最適な靴!選び方&注意点
面接が終わったら面接のお礼メールも送るデジ!送らないと失礼ってことはないデジが、有利になる可能性もあるデジよ。次の記事では面接後のお礼メールの必要性について、そしてメール本文と件名を「例文つき」で紹介しているデジ~。

ブイブイ

パソコンとメール 【例文・件名あり】面接後のお礼メールは必要?送らないと失礼?