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【例文コピペOK】転職面接の断り方!メールや電話で辞退する方法

メールとパソコン

転職活動をしていれば「一番の志望先の内定が決まった」「よく考えると条件が自分に合いそうにない」などの理由から面接を辞退することもあるデジよね。

そんな時、メールで伝えるべきか、電話で伝えるべきか迷ってしまうデジよね。また、メールの内容はどうすべきか、電話ではどう受け答えすればいいのか困ってしまうことも多いと思うデジ。

ここでは転職面接はメールと電話のどちらで断るべきか。また、それぞれの例文や注意点などを詳しく紹介していくデジ。

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ブイブイ

ブイブイ

型落ちのAIロボットで少々劣化パーツあり。なぜか就職・転職業界に詳しく、AIロボットだけに知識の蓄積量は半端ない。新しいものや話題のものが大好きなミーハーロボット。

あいちゃん

あいちゃん

小柄で可愛らしいみんなのアイドル。これまでの転職経験は2回で、現在は女性が働きやすい病院受付の仕事をしている。仕事はしっかりこなすが実は超ワガママな性格。

面接を無断で辞退するのはNG!

当たり前デジが、転職の面接を無断で欠席するのはNGデジよ。採用担当者は自分のために、予定の時間までに面接の準備を整えてくれてるわけデジ。そんな担当者の想いを無下にするような行為。いくら将来的に関係がない人でも、社会人としてNGデジ!マナー違反デジ!

せっかく忙しい中で面接の日程を調整してくれたわけだしね。何も言わずに欠席なんて許されないわ!

もしギリギリになって連絡しにくかったとしても、しっかりと面接辞退の電話やメールを入れるデジ!別に上司に連絡するわけでもないし、怒られることは滅多にないデジよ。

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面接の辞退はメール?電話?

面接を辞退する時に迷うのがメールで連絡するか、はたまた電話で連絡するかデジよね。まずはどちらで連絡すべきか考えていくデジ。

前日などギリギリなら電話がおすすめ

急に体調が悪くなったなど、面接の辞退が前日や当日などギリギリになった時は電話での連絡がおすすめデジ。メールだと送信してから担当者の人が見るまでタイムラグがあったりするデジが、電話なら(担当者に繋がれば)すぐに、そして確実に辞退の意思が伝わるデジ!

メールだといつ読まれるか分からないものね。

それに、メールより電話の方が好印象って人事担当者の声もあるんデジよ。やっぱり肉声の方が誠意が伝わりやすいデジからね。

電話がおすすめの理由
  • すぐに辞退の意思が伝わる
  • メールより誠意が伝わる

ただ、志望先の営業時間外に電話をするのはマナー違反デジ。また、電話をしても繋がらなかった時や、不在で何時に戻るか聞いても不明な時はメールを送って辞退を伝えるのもありデジね。

営業時間外ならメールでもOK

PCに届いたメール

仕事の都合で志望先の営業時間に電話をするのが難しかったり、電話をしても繋がらなかったり、担当者が不在でいつ戻るか不明な時はメールで面接の辞退を伝えても平気デジよ。メールだから失礼ってことは無いデジ。

メールなら営業時間外でも大丈夫?

メールも出来ることなら営業時間内に送りたいところデジが、電話と違って受けとる側が不在でも特に問題ないデジから、営業時間外に送るのもありデジよ。ただ、営業時間外の時は「営業時間外に申し訳ございません」などの文章を付け加えておくのがおすすめデジ。

なるほど!

また電話がつながらなかった時は「お電話を差し上げたのですがご不在とのことでしたのでメールにて失礼いたします」などの文章を付け加えておくといいデジ。

メール後に電話でフォローもあり

メールだけで誠意が伝わるか不安なら、メールを送った後に電話でフォローするといいデジよ。この場合はメールに「取り急ぎメールにてご連絡させていただきます」「本日の午後、あらためてお電話いたします」などを付け加えておくといいデジ。

電話をすれば辞退の意思が確実に伝わるしね!

特に面接が二次、三次と進んでいる場合はメールだけでなく、電話もして丁寧に断りをいれたいところデジ。

面接の辞退を伝える時のポイント

面接の辞退を伝える時は以下のポイントを意識しておくといいデジよ。

先生

悪印象を与える辞退の理由は無し

いくら面接の辞退から先の付き合いが無いとは言え、その企業に対して悪い印象を与えるような辞退の理由はよくないデジね。たとえば以下のようなものはNGデジ。

悪い辞退の理由
  • ネットで調べたら評判が悪かった
  • 面接で聞いた給料が低すぎた
  • 企業を見学したら悪い雰囲気がした

たとえば最初の面接で条件を確認したところ、予想以上に給料が低かったなどの理由で二次面接などを辞退することもあると思うデジ。ただ、その場合も「自分の目指す方向性との違いに気が付いた」など悪口にならないものに言い換えてほしいデジ。

う~ん。他社の内定が決まったって言うのはあり?

それはありデジね。むしろよくある理由デジ。以下によく使われる辞退の理由もピックアップしておくから、困ったら参考にしてみてほしいデジ。

よくある辞退の理由
  • 他社から内定をもらった
  • 家庭の事情で入社が難しくなった
  • 適性と合わないことに気づいた
  • 現職を続けると決めた

などなど。基本的に面接を辞退するのはこちらが悪いわけデジから、担当者の人が嫌悪感を抱くような理由は避けるべきデジ。

なるべく早めに連絡しよう

面接の辞退を決めたら、なるべく早めに連絡するのも大切デジ。採用担当者は面接の時間を確保したり、場所を決めたり、いろいろと準備があるデジからね。早めに連絡すれば無駄な労力を防げるかもしれないデジ。

担当者の人が無駄な労力を使わないよう、早めに連絡してあげたいわね!

それに、面接の日が近づくほど断りにくくなってくるデジ。早めなら断りやすい・・・とは言わないデジが、ギリギリよりは断りの電話やメールを入れやすいんじゃないデジかね。

連絡後の「やっぱり」は無し

例外はあるかもしれないデジが、面接の辞退メールや電話をした後に「やっぱり面接を受けたい!」というのは基本的に許されないと思ってほしいデジ。

許されたとしても、担当者からの印象はググッと下がってそうだわ…。

そのため面接を辞退する前には「本当に辞退しても大丈夫か」をじっくり考えてほしいデジ。上記で連絡は早めにとは言ったデジが、それは自分の中で決意が固まった後は早めに、ということデジ。

【例文】電話で面接辞退する場合&注意点

電話で面接を辞退する時、一般的に予想される対応と、それに対する適切な返答を紹介するデジ。

【自分】お世話になっております。〇月〇日に面接のお時間をいただきました転職太郎(自分の名前)と申します。人事部の田中様(採用担当者の名前)はいらっしゃいますか?

【担当者】少々お待ちください。(ここで採用担当者に切り替わる)はい、田中です。

【自分】お世話になっております。〇月〇日のX時に面接予定の(自分の名前)と申しますが、諸事情のため、面接を辞退したくご連絡差し上げました。

【担当者】ご連絡ありがとうございます。差し支えなければ辞退の理由を聞かせていただけますか?

【自分】他の会社から内定をいただき、転職活動を終了することとなりました。貴重なお時間をいただきましたのに、誠に申し訳ございません。

【担当者】なるほど。それはおめでとうございます。面接辞退の件、承知しました。

【自分】お手数おかけします。お忙しい中ありがとうございました。それでは、失礼いたします。

上記の辞退理由を自分の理由に置き換えれば、おおむねそのまま使えるはずデジ。ただ、採用担当者によって受け答えは多少変わると思うデジ。また、電話で辞退を伝える時は以下の点にも注意してほしいデジね。

連絡する時間帯に気をつけよう

電話で面接の辞退を伝えるなら営業時間内にしておくべきデジ。営業時間外の電話は出てくれたとしても迷惑になる可能性が高いデジ。

それはさっき聞いたわ。

もうひとつ注意したいのが、営業時間内であっても以下の時間帯は避けたいところデジ。

電話を避けたい時間帯
  • 仕事が始まってすぐ
  • 昼休み中
  • 仕事が終わる直前

たとえば仕事の始まりが9時の会社に、9時ピッタリに電話するのはよくないデジ。会社によるデジが、仕事初めにはミーティングなどがあることも多いデジからね。また、仕事が終わる直前だと相手に残業をさせてしまう恐れがあるデジ。

ってことは・・・10時~12時とか、13時~16時くらいがいいのかしら?

昼休みが12時~13時ならそうデジね。ただ、人によっては11時半と早めに昼休みに入ったり、逆に13時~14時と遅めなこともあるデジ。このあたりも考慮しながら電話の時間を考えてほしいデジね。

あらかじめ台本を用意しよう

電話での受け答えってなかなかに緊張するデジよね。事前に頭の中では受け答えを考えてたのに、電話をかけたら頭の中から飛んでいった、なんてこともあると思うデジ。

辞退の電話に限らず、それってあるあるよね…。

そうならないよう、事前に簡単にでいいから台本を用意しておくといいデジよ。人によって退職理由は異なるデジから、事前にメモ帳などで自分なりの辞退理由などを用意しておきたいところデジ。

【例文】メールで面接辞退する場合&注意点

メールで面接の辞退を伝える時の例文は以下のようなものデジ。

件名:面接辞退のご連絡 転職太郎(自分の名前)

本文:
株式会社〇〇
人事部 田中様(担当者の名前)

お世話になっております。
〇月〇日に面接のお約束をしていた転職太郎(自分の名前)と申します。

この度、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

お忙しい中、面接の日程を調整いただきましたのに大変申し訳ございません。

本来であれば直接おわびすべきところではございますが、
メールでのご連絡となりましたこと重ねておわび申し上げます。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

――――――――――――――――――
転職 太郎
〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇1-2-34
Tel:000-0000-0000
メール:abcd@mira.com
――――――――――――――――――

最後は自分の名前や連絡先などを記入した署名で締めるのが基本デジね。またメールで辞退する時は以下の点に注意してほしいデジ。

件名・本文共に簡潔に

メールの件名や内容は上記のように簡潔にしておくのがベストデジ。こちらの都合でキャンセルするため、もっと丁寧に謝りたい人もいるとは思うデジが、採用担当者は1日に大量のメールに目を通すデジから、長すぎる内容は逆に迷惑になりえるデジ。

辞退の意思や謝罪が伝わる最低限の文章がいいのね。

そうデジね。辞退の理由も「一身上の都合」などにしておき、細かく語る必要はないデジ。

名前が分からない時は「人事担当者様」

上記では「田中様」としてるデジが、採用担当者の名前が分からないなら「人事担当者様」にしておけばOKデジよ。

「今後ともよろしくお願いします」は使わない

ビジネスメールは「今後ともよろしくお願いいたします」で締めることが多いデジよね。ただ、今回の場合は面接を辞退するわけで、関係性が続くわけではないデジから、こういった表現は避けた方がいいデジ。

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面接の辞退も失礼のないように!

面接の正しい断り方は分かってもらえたデジか?

面接を断った後、その会社を関係性が続くことは無いデジが、それでも失礼のないように辞退するのがビジネスマナーデジ。間違っても連絡が面倒などの理由で無断欠席するのは駄目デジよ!

あいちゃん

これで面接辞退は問題ないわね!これから他の面接も控えてるっていう人は次の記事も見るといいわ!転職面接の際に必ず聞かれる「退職理由」の答え方・伝え方を、ケース別に例文を交えて紹介しているわよ。
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ブイブイ

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