【コピペOK】退職挨拶メール(上司・社内・社外)の書き方

退職挨拶メール

退職を決めた後はやることがたくさん。その中には社内・社外でお世話になった人への挨拶メールの送信も含まれるデジね。本来なら全員に丁寧に挨拶へ行きたいところデジが、会社の規模によっては難しいためメールで挨拶を済ませることも多いデジ。

また、直接の挨拶とは別にメールを送ることもあるデジね。特に社外へのメールは送信後、引継ぎをする部下や同僚と共に挨拶へ訪れることもしばしばデジ。

ここでは、そんな退職の挨拶メールの書き方を例文付きで紹介するデジ!また退職の挨拶メールに対して返信が必要なのかについても解説するデジよ。

退職するときには退職届が必要だね!下のページで退職届・退職願・辞表のテンプレート(フォーマット)を無料ダウンロードできるよ!WordとPDFを用意しておいたのさ。
退職願・退職届・辞表 【テンプレートあり】退職届・退職願・辞表の書き方!フォーマットDL

5月は転職に成功しやすい時期!

転職のイメージ

4月入社の社員が10連休GWの後に続々と早期退職している5月は転職 の大チャンス!タイミングが合えば即採用も多いため、今から活動をはじめましょう

…とは言ってみたものの、1人1人に本当におすすめの転職サイト&エージェントは「性別」「年齢」「年収」によって大きく変わる ため、ランキング形式ではマッチングするサービスをご紹介することは非常に難しいのです…。

そこで考えついたのが、「性別」「年齢」「年収」を含む5項目に答えるだけでおすすめの転職サイト&エージェントが分かる【 30秒 転職診断チャート】です。これで転職の成功率がグッと 高まります!

この記事で会話をするキャラクター
ブイブイ

ブイブイ

型落ちのAIロボットで少々劣化パーツあり。なぜか就職・転職業界に詳しく、AIロボットだけに知識の蓄積量は半端ない。新しいものや話題のものが大好きなミーハーロボット。

ガーデン

ガーデン

細身でソース顔のイケメン。過去3回の転職経験で、着実に営業マンとしてのキャリアを積んできている。探求心が強く、とにかくインターネットで調べまくるのが特徴。

退職の挨拶メールを書く時の注意点

まずは退職の挨拶メールを書く上で注意したいポイントを紹介していくデジ。

PCに届いたメール

件名は分かりやすいものに

ビジネスメールの件名は分かりやすいものにするのが基本デジ。これは退職の挨拶メールも同じこと。「退職のご挨拶」など誰が見ても内容が分かるものにしておくデジよ。

無駄に凝る意味がないからね。

分かりにくい件名だと迷惑メールに紛れたり、読み飛ばされてしまう危険もあるデジ。それと、件名には自分の名前も入れておくと親切デジね。詳しくは後で紹介する例文をチェックしてほしいデジ!

退職理由は「一身上の都合」

それぞれ退職する理由があるとは思うデジが、ビジネスマナー的に退職理由は「一身上の都合」としておくのが一般的デジ。込み入った内容は書かない方がいいデジよ。

件名だけじゃなく内容もシンプルにってことか。

ただ、結婚などおめでたい理由の時は書くのもありデジね。

一斉送信は「Bcc」を使う

会社の規模によってはかなりの人数にメールを送ることになるデジよね。この時、1人1人に個別にメールを送るのは大変デジ。

内容をコピー&ペーストしたとしても・・・面倒そうだ。

そのため一斉送信を活用してほしいところデジが、「TO(宛先)」や「CC」欄に大量のアドレスを入れると、受信者側から全てのアドレスが見えてしまうデジ。これ単純にズラズラッとアドレスが並んで見づらいうえ、プライバシー的にもちょっと・・・となるデジ。

特に社外に送るメールだと大変なことになりそうだ。全く接点のない会社にメールアドレスが漏洩したりね。

というわけで一斉送信の時は「BCC」を使うといいデジよ。

BCCとは?
BCC(ブラインド・カーボン・コピー)に入力したメールアドレスは受信者から見ることができません。つまり同一メールを送った複数人のメールアドレスを隠しつつ一斉送信を行えます。

「BCC」の欄に入れたメールアドレスは受信者側に見られないデジからね。これでプライバシーは守られるし、スッキリしたメールになるはずデジ。

なるほど。

ちなみに「BCC」を使ったとしても『社内+社外』で一斉送信するのはよくないデジよ。そもそも社内と社外ではメールの内容を変えるのが一般的デジからね。また上司は一斉送信ではなく個別にメールを送ることをおすすめするデジ。このあとメールの例文を紹介しているデジから、じっくりチェックしてほしいデジ。

社内へのメールは最終出社日が一般的

社内と社外で挨拶メールを送るタイミングは異なってくるデジ。たとえば社内向けのメールは最終出社日に送るのが基本と言われてるデジよ。

社内へのメールは最後の挨拶的な役割が強いみたいだからね。

ただ、会社によっては「退職の1週間前」「最終出社日の定時過ぎ」など独自のルールが存在することもあるデジから、事前に会社のルールが無いかは確かめておいてほしいデジ。

そんなのもあるのか。

ちなみに最終出社日はメールを送る以外にもやることがたくさん。退職予定がある人は次の記事で挨拶回りを含め、退職当日の流れをチェックしておくといいデジよ!
退職日のイメージ 【最終出社日の過ごし方】退職当日の「挨拶回り」やマナーを確認

社外へのメールは2~3週間前に送る

カレンダー

社外への退職挨拶メールは退職日の2~3週間前には送っておきたいところデジ。取引先とは引継ぎのやりとりもあるデジからね。早めのメールが「仕事ができる人」という印象をアップさせるデジよ。

会社を辞めても、どこかで接点が生まれるかもしれないしね。最後まで悪い印象は持たれたくないものさ。

退職の挨拶メールのおおまかな注意点は以上デジかね。あとは下記で紹介する例文と共に細かい注意点も紹介していくデジ。

転職診断バナー

【社内・一斉送信向け】退職メールの例文

件名:退職のご挨拶(名前 ※フルネーム)

〇〇課の(名前 ※フルネーム)です。

このたび、一身上の都合により〇月末で退職することになりました。本日が最終出社日となります。

本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在籍中はたくさんのご指導をいただき、また支えていただいたこと心より感謝しております。ここまで仕事を続けられたのは皆様のおかげです。この会社で学んだこと、そして経験を今後に活かしていければと考えております。

今後の連絡先は下記になります。何かありましたらご連絡いただければ幸いです。
メール:(メールアドレス)
電話:(電話番号)

最後になりましたが、皆様方の今後のご活躍とご健康をお祈りしております。今まで本当にありがとうございました。

ポイントとしては退職後もやりとりができるよう連絡先を入れておくことデジかね。もちろん必須ではないデジが、これにより「今後もお付き合いしたい気持ち」が伝わるデジ。

また、何か退職にあたって記念品を貰っていれば、このメールでお礼を言っておくといいデジね。お世話になったエピソードがあれば、そのことに対するお礼を加えるのもグッドデジ。ただ、その場合は一斉送信しちゃダメデジよ。

ちなみに、退職の挨拶メールでネガティブな内容はNGデジ。特に会社の悪口はご法度。これを受け取った人はこれからも、その会社で仕事を続けていくわけデジからね!

【社内・上司向け】退職メールの例文

件名:退職のご挨拶(名前 ※フルネーム)

〇〇課の(名前 ※フルネーム)です。

このたび、一身上の都合により〇月末で退職することになりました。本日が最終出社日となります。

本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

〇〇課長には入社当初からご指導ご鞭撻を頂き、多くのことを学ばせていただきましたこと大変感謝しております。特に私が〇〇の仕事で成果をあげられない時、叱咤激励のお言葉をいただいたこと今でも忘れていません。

在籍中なにかといたらぬ点もあったとは思います。そんな私を根気よく支えていただき本当にありがとうございました。〇〇課長から教えていただいたことを糧にし、今後より精進していきたいと考えております。

今後の連絡先は下記になります。何かありましたらご連絡いただければ幸いです。
メール:(メールアドレス)
電話:(電話番号)

最後になりましたが、皆様方の今後のご活躍とご健康をお祈りしております。今まで本当にありがとうございました。

基本は社内向けのメールと同じデジが、上司には、よりお世話になったことをアピールできる内容のメールを送りたいところデジ。具体的に感謝したいエピソードがあれば、そのことを盛り込んでおくといいデジよ。

ちなみに、上司向けのメールが一斉送信だと気分を害してしまう可能性があるデジ。上司には一人一人宛名つきで送ると好印象デジよ!

【社外・訪問予定あり】退職メールの例文

件名:退職のご挨拶(株式会社〇〇 名前 ※フルネーム)

株式会社△△ ◇◇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の(名前 ※フルネーム)です。

私事で大変恐縮ではございますが、一身上の都合により〇月末をもって退職することとなりました。在職中はお世話になり、誠にありがとうございました。

後任は同じ部署の××が務めさせていただきます。
後日改めて××と共にご挨拶に伺いますので、よろしくお願いいたします。

まずはメールでの挨拶になりましたことお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社のご発展と◇◇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

後日、新しい担当者と一緒に挨拶に向かう場合は上記のようなメールを送っておくデジ。ポイントとしては社内向けのメールと違って連絡先は書かないこと。たとえば、転職先の連絡先を書いてビジネスに発展した場合、現職の顧客情報を利用していると誤解を与えてしまうデジ。

【社外・訪問予定なし】退職メールの例文

件名:退職のご挨拶(株式会社〇〇 名前 ※フルネーム)

株式会社△△ ◇◇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の(名前 ※フルネーム)です。

私事で大変恐縮ではございますが、一身上の都合により〇月末をもって退職することとなりました。在職中はお世話になり、誠にありがとうございました。

後任は同じ部署の××が務めさせていただきます。
後日改めて××がご挨拶に伺いますので、よろしくお願いいたします。

本来であれば直接ご挨拶にうかがうべきところ、メールでの挨拶になりましたことお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社のご発展と◇◇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

基本は訪問予定ありのメールと同じデジが、新しい担当者のみが挨拶にうかがうこと、また本来であれば直接挨拶に行くところ、メールだけになってしまったことに対してお詫びしておくのが基本デジね。

退職の挨拶メールの例文はここまでだよ。ところでもう転職先は決まってるのかな?決まっていないって人は次の記事を参考にするといいよ!全部で7つもある転職の方法・やり方をわからない人のために優しく解説しているよ。
転職方法のイメージ 【転職の方法】やり方は全部で7つ!わからない人もこれで解決

退職メールへの返信は必須じゃない

パソコンを見ながら考える男性

ここからは退職の挨拶メールを受け取った側の話デジ。よく「退職の挨拶メールを受け取ったけど返信はするべき?」という質問があるデジが、返信は別に必須じゃないデジ。

送る側は一斉送信を使ってることも多いしね。むしろ、全員から返信がきたら目を通すだけで大変だ。

ただ、以下のような場合は返信した方がいいかもしれないデジ。

返信した方がいいケース
  • 個人宛でメールが届いた
  • 退職する人と親しい
  • 退職する人にお世話になった
  • 仕事上で今後も関係が続く

メールの内容が多人数向けではなく、個人に届いたものなら返信しておいた方がいいかもデジ。また、親しい、またはお世話になった人なら返信で感謝などを伝えたいところデジ。

せっかく、その人用のメールを作成したのに返信がこないのは少し寂しいしね。

また社外からのメールで、退職者の会社と取引が続く場合も返信した方がいいと言われてるデジね。ちなみに返信はなるべく早い方がいいデジ。

早めの返信はビジネスメールの基本さ。

ただ、社内向けのメールは最終出社日に送られてくることも多く、すぐに返信しても退職者は見られないかもしれないデジ。そのため、社内向けのメールに返信する時は、メールの中に記載された新しい連絡先に返信するといいデジよ。

返信する場合の例文

〇〇さん
お疲れ様です。(自分の名前)です。

〇〇さんには新入社員だったころからお世話になり、今日まで勤めてくることができました。

また一緒に働くことが出来たらと思っていたのですが、退職されると聞き大変残念です。

新しい環境でも〇〇さんの素晴らしいご活躍をお祈りしています。

お身体にも十分お気をつけください。今まで本当にお世話になりました。

上記はスタンダードな内容にしてあるデジが、個人宛のメールに返信する時は、メールの内容にそったものにするのがおすすめデジよ。また具体的なエピソードなども盛り込むと好感度アップデジ!

転職診断バナー

失礼のない退職の挨拶メールを送ろう!

退職の挨拶メールはこれまでお世話になった社内・社外の人に感謝を伝える大切なものデジ。そんな大切なメールの内容に失礼があっては、相手に悪い印象を抱かせたまま退職する羽目になってしまうデジよ。

相手に不快感を抱かせず、またメールの内容を思い出して落ち込まないよう、今回の例文を参考に最高の退職挨拶メールを作成してほしいデジね!読んでいて気持ちの良い内容のメールで円満退職デジ!